Lifeclip

川原裕也(@yuya_q)のブログ

2011年10月31日

エバーノートもGmailも、整理がはかどるアーカイブの使い方

アーカイブの使い方

ネット上には多くの情報があふれかえっています。
その膨大な情報を上手に整理することで「情報の取得効率」は大きく変わってきます。
しかし、多くの情報に飲み込まれて何がなんだかわからなくなってしまいがちです。

Gmailでも推奨されている「アーカイブ機能」、みなさんは使ってますか?

  • エバーノートがぐちゃぐちゃで全然整理できていない
  • メールの受信箱もぐちゃぐちゃで整理できていない

アーカイブの使い方を覚えると、メールもノートも綺麗に整理できるようになると思います。

アーカイブとは

いろいろな所で見かける「アーカイブ」の文字。
その意味を知らない人は意外と多いようです。

Yahoo!辞書によると、

アーカイブ【archive】
1 《 archives 》公文書。古文書。公文書保管所。

2 コンピューターで、複数のファイルを一つにまとめたファイルのこと。通常は圧縮されている。また、インターネット上で公開されたファイルの保管庫を意味する場合もある。

アーカイブには「倉庫や保管庫」という意味があります。
ブログのサイドバーで過去の記事を案内する「月別アーカイブ」
ユーストリームの生放送を後から閲覧できる「アーカイブ放送」
いずれもよく目にします。

つまり、アーカイブは情報を保存する為の場所なのです。

欲しい情報はすべて検索で見つけよう

みなさんは普段Yahoo!やGoogleでキーワード検索をしていると思います。
インターネット上の情報を探すには検索が最も効率的な方法です。

そこで、過去のメールもノートも、「読みたくなったらすべて検索で探しだそう。」というのがアーカイブの趣旨です。

カテゴリ分け、タグ付けなども良い整理方法ですが、やっぱりキーワード検索が一番手っ取り早く目的の情報にたどり着けます。

読み終わったメールはアーカイブする

処理済みのメールを残しておくと受信箱にどんどんメールがたまってしまいます。
ゴミ箱に入れて捨ててしまうと後で読みたくなった時に困ります。

そこで、読んだメールはすべてアーカイブに入れてしまいます。
すると、受信ボックスは常に空の状態を保てるのでスッキリします。

過去のメールを読みたくなったら「キーワード検索」で探し出します。

Gmailの場合、アーカイブされたメールは一見削除されたように見えますが「すべてのメール」に保存されていて、検索やラベルから見つけることが可能です。

私の場合、受信したメールはすべて以下の4パターンで処理されます。

  • 迷惑メール・いらないメール → 即ゴミ箱へ
  • 返信のいらないメール(メルマガなど) → その場で読んでアーカイブ
  • やり取りが必要なメール → すぐに返信して即アーカイブ
  • 後で処理したいメール → スターを付けてアーカイブ

受信ボックスは常に空の状態が保てます。
このやり方はinbox zeroと呼ばれています。

エバーノートにもアーカイブを作ろう

エバーノートのアーカイブ

エバーノートは便利なツールです。
自分で作成したメモ帳はもちろんのこと、ウェブ上の情報を「Webクリッパー」を使って瞬時に保存できます。

しかし、毎日のように「Webクリッパー」でページを保存していると、あっという間にノートの数が膨大になってしまうことは目に見えています。
もちろん自分で作成したメモ帳もありますから、すぐにぐちゃぐちゃになってしまいます。

そこで私がおすすめしたいのが、「エバーノートにアーカイブ用のノートブックを作る」方法です。

上記の画像のような感じでアーカイブ用のノートブック(保管庫)を作り、次の方法で処理します。

  • Webクリップしたものはタグをつけてアーカイブへ
  • 終了済みのプロジェクトメモはアーカイブへ
  • もう二度と読まないだろうけど一応残しておきたいメモはアーカイブへ

そして、これらのノートを読み返したい時は「キーワード検索」から引っ張り出します。
頻繁に編集したり読んだりするノート以外はアーカイブにまとめて保存されるので、他のノートブックはスッキリです。

Lifeclipでもアーカイブの概念を取り入れています

当ブログ(Lifeclip)では、「記事のカテゴリ分け」をほとんどしていません。

現在のところ

  • ダイヤリー
  • IT
  • ファイナンス
  • ニュース

の4つで構成されており、当分の間はこれ以上増やす必要性を感じていません。
カテゴリの数が4つで済んでいるので、サイドバーはシンプルでスッキリしています。

その分、ページのファーストビュー(最初に表示される部分)に大きく検索窓を設置しています。
過去に書いた記事を読みたい場合は検索を使うことによって、ブログ訪問者が目的の記事にストレスなくたどり着けるように配慮しています。

以上です。

最近はいろいろなソフトやサービスにアーカイブ機能が搭載されています。
また、Windowsのフォルダも一つ一つフォルダをたどるのではなく、検索から目的のファイルを見つける癖を付けると楽になります。

最後まで読んでいただきありがとうございました

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タグ: / カテゴリ:IT

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